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2020年10月12日(月曜日)  (岡田真理子)

資料作成がニガテな人へ:OPQ分析

福岡のホームページ制作会社、AliveCastの岡田です。

私は「プランナー」という職種で、企画営業の仕事を行っています。
「営業」という仕事柄、お客様に会い・ご要望を聞き・解決策を考え・提案することがメインの仕事なのですが、どうしても付いて回るのが「資料の作成」です。
一例としては「提案書」「企画書」「報告書」などなど…

実は私はこの「資料作成」がとっっっても、苦手なんです(笑)
そんな資料作成に苦戦しているときに勧められたのが『考える技術・書く技術』という書籍。

概要としては、下記の通りです。


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資料や文章を読む・読まないを判断するのは、あなたではなく「読み手」。
ただし、「読み手」は忙しいので、
①興味のない資料
②理解に時間のかかる資料
は読まない。

ということは裏を返せば、
①読み手の興味がある内容
②理解しやすい資料
であれば、読んでもらえる!

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ただ「読み手の興味がある内容」って、考えるのが意外に難しいんですよね。

そこで役立つのが、【OPQ 分析】という分析方法。
これ、商談・資料作成前に絶対にやるべき!です。
実践してみると、あっという間に要点がまとまります。


--- OPQ分析 ---

O Objective 望ましい状況

「O」とは、読み手が目指している望ましい状況です。そもそも読み手が現在の状況に至ったのには何らかの経緯があり、読み手はその流れの中でよりよい状況を求めています。「O」は読み手が考えている達成すべき目標や改善後の姿などを指します。

P Problem 問題、すなわち現状とObjectiveとのギャップ
「P」とは、現状と「O」(望ましい状況)のギャップ、すなわち解決すべき問題のことです。いわゆる「困った状況」のみを指しているのではありません。現状もそこそこよいが目標がもっと高いといった場合も、そのギャップは「P」と定義します。ここで忘れてはならないのが、問題とはあくまで読み手にとっての問題だということです。

Q Question 読み手の疑問
「Q」とは、問題「P」に直面した読み手が、その解決に向けて自然に抱くだろう疑問のことです。ここでも、読み手の視点をキープします。書き手の疑問を押しつけてはなりません。

A Anser 答え・文書の主メッセージ
読み手の疑問「Q」に対する答えが、そのまま文書の主メッセージとなります。大切なのは「Q」に忠実に答えるということです。ここでいきなり、OPQの流れを無視するような答えを提示しないよう注意してください。

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ちなみに実践してみて気付いたのですが、
「O Objective 望ましい状況」
が複数ある場合は、面倒でもそれぞれでOPQ分析をした方が良いです。
複数のObjectiveを混ぜてしまうと、何が問題なのか、どんな疑問を持たれるのか、
複雑になってしまいます。


とても汎用性のある分析方法なので、
是非試してみてください。

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