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2021年5月15日(土曜日)  (山下 莉穂)

仕事に追われない仕事術【初級編】

こんにちは!
福岡のホームページ制作会社AliveCastのアシスタントクリエイター山下です。
AliveCastに入社して1年が経ちました。(あっという間だった...)

ところで皆さん、
「毎日会社で次から次に新しい仕事が降ってきて手いっぱい!」
な状態になったりしませんか?私は、よくなります(笑)

そこで「仕事に追われない仕事術」という本を読んで、私自身タイムマネジメントについて勉強になったので紹介したいと思います。

今回は【初級編】ということで、この本で紹介されるテクニックの前提となる「タイムマネジメントの考え方」についての記事となります。



人には2つの脳がある?

仕事に追われない仕事術、それは「自分をコントロールできるシステム」をもつことです。

当たり前といえば当たり前で、自分をコントロールできれば、仕事に追われることもなく、目標や計画を達成することができます。

ただ、この「自分をコントロールする」ことがとても難しいんですよね...
それは、人には"理性の脳"と"衝動の脳"という2つの脳があって、刺激にすぐ反応してしまう"衝動の脳"が常に"理性の脳"より優位に立っているからだそうです。

2つの脳の働きをまとめるとこのようになります。

衝動の脳:「刺激」→「反応」
理性の脳:「思考」→「決断」→「行動」

仕事中に突然かかってくる電話、上司からの頼まれごと...ほんの些細なことでも、想定外の出来事が起きれば"衝動の脳"が動いて、"理性の脳"が立てた計画はたちまち壊されてしまう、という仕組みです。

でも実際には、自分で立てた計画を理想通りに実行できる人もいますよね?
"理性の脳"には"衝動の脳"をコントロールする力もあるのです。

つまり、「自分をコントロールできるシステム」とは、言い換えると「"衝動の脳"をコントロールするシステム」のことです。
仕事に追われないようになるには、このシステムが必要です!



自分と仕事の間に距離を取る

例えば職場にこのような2つのタイプの人がいるとします。

「スキルは高く、仕事の整理ができない人」
「スキルは普通で、仕事の整理ができる人」

実はこの2つで、仕事の効率が良く、評価されるほうは後者になります。
仕事の能力とは、専門的スキルだけではないんですね。

「仕事に制限を設けていない」「新しく発生した仕事にすぐ反応する」
「同時にいくつもの仕事をする」「1日にできる仕事量を把握していない」「毎日1日分の仕事を終えられない」

といった特徴のある前者に対して、後者は、

「仕事に制限を設けている」「集中力を散漫にしていない」
「一事に集中している」「1日にできる仕事量を把握している」「毎日1日分の仕事を終わらせている」

といった特徴があります。

この2つのタイプの一番大きな違いは、「場当たり的かどうか」です。

新しく仕事が発生するたびに場当たり的に対応するのではなく、
自分と仕事の間に距離を置き、そこで仕事を一度整理することが、優れたシステムの基本になります!

新しく仕事が発生したら、その仕事は「3つの緊急レベル」のどれに当てはまるのかを見ていきます。

・緊急レベル1 今すぐ
・緊急レベル2 今日中に
・緊急レベル3 明日やる

ここでのポイントは、原則すべて「③明日やる」にすることです。
「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」という考え方です。

それでも本当に緊急な仕事だけ「①今すぐ」か「②今日中に」に分類します。


「①今すぐ」
他の仕事をすべて中断してすぐに取りかかる必要があるレベル
・消防士や救急対応
・お店の店員、銀行の窓口など

会社でクライアントから電話がかかってきた場合は、その内容で緊急度合いが決まります。
電話だからすべて至急の仕事とは限りません。

「②今日中に」
「今すぐ」ではないが、その日のうちにアクションを起こすこと
3つのレベルで特に気をつけなければいけないのが、この「今日中に」です。
ここを最小限にとどめておかないと、1日の計画が崩れていきます。

まずは紙に書いてみることが良いそうです。
紙に書くことで"理性の脳"が動き出すため、書いた後に取った行動は、
すでに衝動への反応ではなく、自分で考えて計画した上での決断になっています。
なので、まずは紙に書いて「今日中に」か「明日やる」かの判断をしてみましょう。(なるべく「明日やる」に分類で!)

「③明日やる」
理想は、すべての仕事を「明日やる」のカテゴリーに入れることです。
仕事に必要以上の緊急性を与えないことで、仕事の計画が上手く立てられるようになります!



まとめ

・人の脳には"理性の脳"と"衝動の脳"があり、常に"衝動の脳"が優位に立っている
・"衝動の脳"をコントロールするシステムを身につければ、仕事に追われなくなる
・新しい仕事が発生したらすぐに反応せず、一度距離を置いて整理する
・新しい仕事は3つの緊急レベル「今すぐ」「今日中に」「明日やる」で分類する。原則「明日やる」で!


まずは今回の記事の内容を押さえてから、仕事に追われないようになるための具体的なテクニックに入っていきましょう。

その内容は、次回からの【中級編】で紹介していきたいと思います!

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